Liczą się kwalifikacje i kompetencje miękkie

Jeszcze 20 lat temu sekretarka uchodziła za najważniejszą osobę w firmie - tuż po panu prezesie. To u niej można było załatwić "coś" z "niczego", bądź wyjść z pustymi rękami, w zależności od nastroju, pogody, itp. Taka wizja tego zawodu, wspomnienie z lat PRL-u, nie przystaje do współczesnych realiów.

Obecnie z funkcją sekretarki wiąże się inny zakres obowiązków, a ich wielość i pełniona w firmie rola, pozwalają sprawującym je osobom na rozwój i start w dalszą karierę. Zmianie uległa też nazwa stanowiska - miejsce "sekretarki" coraz częściej zastępuje "asystentka".

Głównymi zadaniami osób na stanowiskach sekretarskich i asystenckich nadal jest koordynowanie wielu czynności administracyjnych związanych z funkcjonowaniem biura i poszczególnych osób, jak np. prezes, dyrektor, kierownik działu, ale czasem również całego zespołu. W zakresie obowiązków asystentki leży wiele różnorodnych zadań, dzięki którym zwierzchnicy mogą prawidłowo funkcjonować w prowadzonym przez ich firmy biznesie.

To ona prowadzi kalendarz szefa, umawia spotkania, dba o kwestie administracyjne, korespondencję pocztową, sporządzanie notatek podczas spotkań. Jest też często łącznikiem pomiędzy przełożonym a pozostałymi pracownikami, klientami, kontrahentami. Do sprawowanej przez asystentkę funkcji wspierającej doszło również samodzielne zarządzanie kwestiami projektowymi, jak np. flota samochodowa, działania związane z polityką personalną firmy, a także kontakty z dostawcami lub przygotowywanie raportów i zestawień.

- Rekrutacje na stanowiska sekretarskie i asystenckie prowadzimy cały czas - komentuje Justyna Ścigler, kierownik w agencji zatrudnienia Manpower. - Zapotrzebowanie na dobrze wykwalifikowanych pracowników w tym fachu jest olbrzymie. Równolegle rosną też wymagania wobec zatrudnianych osób, a zdobycie posady asystentki w firmie o znanej marce nie jest rzeczą prostą, choć wartą zachodu.

W zależności od posiadanego doświadczenia, umiejętności i skali przedsiębiorstwa, zatrudnieni na tym stanowisku mogą liczyć na miesięczne wynagrodzenie rzędu od 2500 do 8000 zł brutto. W przypadku wyspecjalizowanych asystentek w firmach takich, jak kancelarie prawne lub firmy konsultingowe, stawki idą w górę, sięgając nawet do ok. 10 000 zł brutto.

Do wynagrodzenia dochodzą podstawowe benefity w postaci telefonu komórkowego, dofinansowania do nauki lub karty sportowej, ale również mniej typowe dodatki, jak opieka dietetyka, codzienny dostęp do świeżych owoców, dni otwarte dla dzieci, z którymi można przyjść do pracy, itp. W większych firmach jest również możliwość otrzymania samochodu służbowego.

Na stanowisku asystenckim kierunek wykształcenia nie zawsze jest kluczowy, choć pracodawcy zwracają uwagę, by kandydat miał ukończone studia wyższe. Zdarza się, że prócz znajomości angielskiego wymagana jest również znajomość dodatkowego języka obcego. Istotna jest też umiejętność posługiwania się programami pakietu MS Office.

Jednak najważniejsze jest posiadanie odpowiednich kompetencji miękkich. Praca asystentki wymaga odpowiedzialności i dyskrecji. To osoba, która ma często dostęp do tajnych, ważnych dla firmy informacji i bywa świadkiem wielu wewnętrznych spotkań oraz podejmowanych na nich ustaleń. Ważne są również takie cechy, jak komunikatywność, samodzielność, zdolności interpersonalne, myślenie rozwiązaniami. Cenione są elastyczność i dyspozycyjność; przydatną cechą jest także odporność na stres, z którym pracownik może mieć często do czynienia.